Nie jest to zagadnienie nowe. Wiele laboratoriów akredytowanych spotkało się z pojęciem ryzyka w poprzedniej edycji normy PN-EN ISO/IEC 17025, gdzie odniesienie do ryzyka pojawiało się w kontekście działań korygujących i zapobiegawczych czy walidacji metod i szacowania niepewności pomiaru. Aktualny dokument PN-EN ISO/IEC 17025 już na wstępie zaznacza:
„Niniejszy dokument wymaga od laboratorium planowania i wdrożenia działań, odnoszących się do ryzyk i szans. Uwzględnienie zarówno ryzyk, jak i szans stanowi podstawę do zwiększenia skuteczności systemu zarządzania, poprawy wyników oraz zapobiegania negatywnym efektom. Laboratorium jest odpowiedzialne za podejmowanie decyzji, które ryzyka i szanse należy uwzględnić.”
Co to oznacza? Przede wszystkim laboratorium świadome ryzyka jest również świadome konsekwencji. Świadomość umożliwia planowanie i podejmowanie z wyprzedzeniem działań, które uchronią laboratorium przed możliwymi kłopotami. Stąd już prosta droga do aspektów finansowych. Z drugiej strony ISO 17025 nie narzuca zakresu ryzyk i szans, które powinny być przedmiotem zainteresowania laboratorium ani nie wskazuje metodyki analizy.
Zapisy jednoznacznie odnoszące się do pojęcia ryzyka, poza przywołanym powyżej cytatem pojawiają się przy okazji omawiania:
- bezstronności (p. 4.1.4 i 4.1.5),
- zasady podejmowania decyzji (p. 7.8.6.1),
- zarządzania pracą niezgodną z wymaganiami (p. 7.10.1),
- doskonalenia (p. 8.6),
- działań korygujących (p. 8.7),
- przeglądów zarządzania (p. 8.9).
W normie znalazł się również punkt 8.5 Działania odnoszące się do ryzyk i szans, w którym określono minimalne wymagania jakie powinny być uwzględnione przez laboratoria a rozpatrywanie ryzyk i szans ma służyć do doskonalenia działalności.
Jak to zrobić?
Aby właściwie uwzględnić ryzyko w laboratorium, należy dokładnie przeanalizować zagrożenia/problemy, z którymi laboratorium ma do czynienia na co dzień. Efektem tego powinno być szczere określenie słabych stron laboratorium – to tam najczęściej dochodzi do stresujących sytuacji. Kolejny krok to klasyfikacja ryzyka. Będzie to łatwiejsze z pomocą takiego zestawu pytań:
- Co może się wydarzyć i dlaczego?
- Jakie są konsekwencje?
- Jakie jest prawdopodobieństwo wystąpienia rozpatrywanego zdarzenia?
- Co możemy zrobić, aby to prawdopodobieństwo zmniejszyć lub złagodzić konsekwencje?
Po odpowiedziach powinniśmy podjąć decyzję czy dane ryzyko jest dla laboratorium akceptowalne czy jednak lepszym rozwiązaniem będą działania zmierzające do eliminacji tego ryzyka. W tym drugim scenariuszu pamiętajmy o zbadaniu skuteczności działań. Oceniając ryzyko często korzysta się ze swoistej matrycy, przypisując odpowiednie wartości liczbowe wpływowi danego zdarzenia oraz prawdopodobieństwu jego zajścia. Może to wyglądać w ten sposób:
Wpływ = mały (1), umiarkowany (2), wysoki (3),
Prawdopodobieństwo zajścia = bardzo rzadko (1), rzadko (2), często (3).
Iloczyn tych dwóch czynników pomoże nam w podjęciu decyzji. Np.: bardzo rzadko zachodzące zdarzenie o małym wpływie na działalność laboratorium (1×1=1) można uznać za dopuszczalne. Na przeciwległym końcu będziemy mieć często występujące zdarzenie o wysokim wpływie (3×3=9) co będzie wymagało podjęcia natychmiastowych działań.
Na tym nie kończą się dylematy związane z analizą ryzyka. Wątpliwości mogą pojawić się również w kwestii tego, kiedy taką ocenę należy wykonać. Laboratorium musi tu wypracować skuteczną i wygodną dla siebie strategię. Dobrze potraktować to narzędzie jako sposób na zabezpieczenie przed nieoczekiwanymi zdarzeniami. Ocena ryzyka może być prowadzona regularnie lub okazjonalnie a sposób realizacji świadczy o jakości zarządzania.
Foto: freepik.com
Podstawy teoretyczne, omówienie wymogów, przykłady z laboratorium znajdziecie tu: