Do niedawna (a w wielu miejscach to wciąż teraźniejszość) jedynym nośnikiem informacji w laboratorium była celuloza. Kiepski to nośnik. Czasochłonny w użyciu, trudny w katalogowaniu, trudny w przechowywaniu i dodatkowo mało ekologiczny. Biorąc pod uwagę aktualny stopień informatyzacji codzienności wydawałoby się, że w tak specjalistycznych miejscach jak laboratorium badawcze nie powinno być miejsca na tworzenie papierowych dokumentów. Wszak nie dziwią nikogo sprzęty za 100000$, szyte na miarę systemy informatyczne, pomieszczenia z ograniczonym dostępem, internetowe platformy dla klientów itd. W tej rzeczywistości jest rzeczą niesamowitą, że często zwykła pieczątka, która nie ma nic wspólnego z potwierdzeniem tożsamości ciągle jest wyżej w laboratoryjnej hierarchii niż podpis elektroniczny. Oczywiście każda reguła ma swoje wyjątki…
Wstęp
W praktyce laboratoryjnej wśród wszechobecnej kontroli (a dyplomatycznie mówiąc: „weryfikacji”) w postaci szefa, auditora PCA, klienta, konkurenta, kolegi zza biurka mamy również kontrolę, na której nam bardzo zależy! O tej kontroli mówią nawet dokumenty np. takie jak ISO 17025. Kontrola warunków środowiskowych. Dla chemików to jest oczywiste. Jeżeli producent mówi: „przechowywać w temperaturze do…” to stanowi to prostą i czytelną informację! Wiemy, że tak należy robić i wiemy jak to robić. Pytanie czy wiemy, jak to udowodnić (że robimy dobrze)? Tu może się pojawić pewien problem. Wszelkie systemy zarządzania (np. ISO 17025) wymagają przedstawienia dowodów. Próbki wody podziemnej na badanie zawartości ropopochodnych należy przechowywać w temperaturze…; wzorzec kadmu w roztworze wodnym należy przechowywać w temperaturze…, itp. itd. Chodzi o to, że jeżeli pojawiają się wymogi to musi pojawić się sposób ich weryfikacji. Kontrola warunków środowiskowych to laboratoryjna codzienność. W najprostszej wersji kupujemy urządzenie (termometr, termohigrometr) z funkcją rejestracji MIN/MAX, tworzymy odpowiednią instrukcję/procedurę, projektujemy stosowny formularz i namaszczamy szczęśliwca, który o wyznaczonych porach ma odczytywać dane i skrupulatnie przenosić je na celulozowy nośnik. To rozwiązanie ma szereg wad.
Wada nr 1: Brak realnego monitoringu
Najprostsze urządzenia tylko rejestrują. Użytkownik musi zadbać o kontrolę tego, co jest rejestrowane. Łatwo sobie wyobrazić sytuację, gdy poniedziałkowe odczyty odsłaniają przed nami weekendowe tajemnice w postaci sobotniej awarii prądu widocznej jako +16 st. C w lodówce, gdzie powinno być ok. 5 (!)… o ile ktoś w poniedziałkowym zamieszaniu nie zapomniał o odczytach.
Wada nr 2: Zawodna pamięć
„Ręczne” monitorowanie jednej lodówki jest uciążliwe, ale możliwe do wykonania. Co jeżeli jednak tych lodówek trafi pod naszą opiekę kilka. Jeżeli dorzucimy do tego jeszcze pokój wagowy? Może suszarki do próbek stałych? Piec laboratoryjny? Szafa z odczynnikami? A co z wymogami poszczególnych urządzeń? Trudno uwierzyć, że w miarę wzrostu monitorowanych obszarów uda się je skutecznie kontrolować notując dane na tradycyjnych formularzach. Trudno uwierzyć, że przez 365 dni w roku nie zdarzy się zapomnieć odczytać pomiar, …że nie zdarzy się awaria prądu, …że tak naprawdę nie wiemy, co się wydarzyło w okresie pomiędzy odczytami (!).
Wada nr 3: Nadzór nad zapisami
Wyobraźmy sobie monitoring temperatury polegający na codziennym odczytywaniu wartości MIN/MAX i zapisywaniu jej na odpowiednim formularzu. Wyobraźmy sobie formularz obejmujący 1 miesiąc. W takiej sytuacji ten jeden monitoring wygeneruje nam 12 dokumentów rocznie. Jeżeli monitoringiem obejmiemy np. 3 lodówki, pokój wagowy, cieplarkę, suszarkę, piec to liczba ta rośnie do 7×12=84 dokumentów. Ile czasu przechowujecie dokumenty? 5 lat? 84 x 5 to już 420! Z innej strony, jeżeli założymy, że procedura odczytu trwa 3 min. tzn., że w powyższym przykładzie dziennie wymaga to zaangażowania 21 minut. Mnożąc to przez 251 dni roboczych w bieżącym roku otrzymamy 5271 minut! 88 godzin. Przy miesięcznym wynagrodzeniu np. 3000 zł brutto oznacza to koszt około 1500 zł rocznie! Ciekawa jest również uwaga, że jeżeli liczba dni roboczych w tym roku wynosi 251 to oznacza, że przez 114 dni nie wiemy, co się dzieje z naszym monitorowanym obszarem(!)
Rozwiązanie jest banalne
Rozwiązaniem są systemy automatyczne, np. CloudMetric – system wieloparametrowy, dopasowany do konkretnych potrzeb, bezbłędny, intuicyjny, niewymagający zaangażowania – www.cloudmetric.pl.