Data :

Standardem funkcjonowania nowoczesnej firmy jest zastąpienie dokumentów w formie papierowej wersją elektroniczną oraz organizacja ich obiegu za pośrednictwem dedykowanego narzędzia informatycznego.

W artykule zaprezentowano system stworzony i wdrożony w akredytowanym laboratorium wzorcującym, który wspiera proces tworzenia świadectwa wzorcowania na każdym etapie i pozwala sporządzić finalny dokument w wersji elektronicznej (plik PDF).  Norma ISO/IEC 17025:2018-2 „Ogólne wymagania dotyczące kompetencji laboratoriów badawczych i wzorcujących” dopuszcza wydawanie raportów w wersji elektronicznej pod warunkiem spełnienia  wszystkich wymogów normy (punkt 7.8.1.2., uwaga 2).

Założenia i cele systemu

Akredytowane Laboratorium Badawczo-Wzorcujące funkcjonuje w ramach struktury spółki SONEL S.A., producenta szerokiej gamy nowoczesnych przyrządów dla elektroenergetyki i telekomunikacji. Laboratorium oferuje usługi wzorcowania mierników oraz wzorców wielkości elektrycznych i nieelektrycznych.  Większość  wzorcowań wykonuje się w oparciu o procedury standardowe. Pod względem ilości i zakresu realizowanych usług jest to jedna z największych jednostek tego typu w kraju.

Koncepcja wdrożenia świadectwa wzorcowania wydawanego w postaci elektronicznej wynika bezpośrednio z analizy potrzeb klientów. Przeprowadzone ankiety oraz rozmowy wykazały, że taka forma będzie całkowicie akceptowalna w branży i niesie za sobą szereg korzyści. Należą do nich m.in. skrócenie czasu realizacji usługi oraz łatwy dostęp do świadectwa poprzez panel klienta na dowolnym urządzeniu stacjonarnym lub mobilnym.

Dla laboratorium wdrożenie elektronicznego systemu obiegu sporządzanych dokumentów jest okazją do samodoskonalenia się, optymalizacji procesów i wprowadzania dodatkowych usprawnień i punktów kontroli trudno realizowalnych w klasycznym podejściu. Dodatkowym atutem jest aspekt ekologiczny (oszczędność papieru, eksploatacja drukarek).

Laboratorium określiło wymagania, które powinno posiadać powyższe narzędzie. Ważnym elementem była integracja z systemami już funkcjonującymi w firmie, możliwość i łatwość rozbudowy oraz spełnienie wymogów formalnych wynikających z posiadanej akredytacji. Podjęta została decyzja o samodzielnej realizacji narzędzia przez zespół złożony z metrologów, specjalistów ds. jakości, programistów i informatyków.

Opisywany moduł elektronicznego obiegu świadectwa wzorcowania napisano w języku C# (Visual Studio) z zastosowaniem bazy danych MS SQL Server. Narzędzie współpracuje także z bazą danych Oracle systemu ERP działającego w firmie, skąd pobierane są wszystkie informacje dotyczące zlecenia. Przekazanie świadectwa klientowi zrealizowano za pomocą skryptów uruchamianych  po stronie serwera.

Wybrane etapy realizacji elektronicznego obiegu świadectwa wzorcowania

Realizacja usług wzorcowania od momentu rejestracji zlecenia w systemie do przekazania przyrządów do klienta wymaga szeregu działań. Trudno wyczerpująco opisać wszystkie etapy, dlatego wybrano te najbardziej interesujące z punktu widzenia realizacji systemu obiegu dokumentów.

Zakładanie pliku arkusza pomiarowego

Wszystkie dane zbierane podczas pomiarów przechowywane są w plikach Excel. Skoroszyt zawiera część z danymi wejściowymi, arkusz wyników pomiarów wraz z niezbędnymi obliczeniami oraz arkusz generujący wydruk świadectwa wzorcowania. Szablon procedury pomiarowej dla danego przyrządu, czyli odpowiednio przygotowany, zwalidowany i zabezpieczony plik Excela, pobierany jest z repozytorium.

Na tym etapie system informatyczny pozwolił na wprowadzenie szeregu usprawnień. Zautomatyzowano sam proces tworzenia nowego formularza pomiarowego (Rys. 1.). Narzędzie zostało zintegrowane z systemem monitoringu warunków środowiskowych. Umożliwia podgląd aktualnych wartości temperatury i wilgotności dla danego stanowiska (w tym wykresu zmian dla ostatnich 24h) oraz informacji o dopuszczalnych granicach
z zaznaczeniem przekroczeń, jeżeli występują.

Rys. 1. Zakładanie formularza pomiarowego

Po podaniu niezbędnych danych wejściowych i kliknięciu przycisku „generuj” zostaje utworzony plik dla wzorcowanego miernika w folderze roboczym.  Do skoroszytu automatycznie wstawiane są daty, numer seryjny przyrządu, bieżąca wartość temperatury i wilgotności z uwzględnieniem wymaganych korekt ze świadectwa termohigrometru oraz dane wzorców odniesienia. Utworzenie nowego formularza pomiarowego nie jest możliwe w przypadku przekroczenia dopuszczalnych wartości temperatury lub wilgotności, braku wykonania okresowej kontroli stanowiska lub braku aktualnych dopuszczeń przyrządów kontrolno – pomiarowych używanych na stanowisku.

Autoryzacja i zatwierdzanie dokumentu

Organizacja procesu autoryzacji i zatwierdzenia świadectwa wzorcowania w narzędziu elektronicznym stanowiło jedno z kluczowych zadań. Realizacja procesu powinna odbywać się z najwyższą starannością. Program ma umożliwić realizację wszystkich ścieżek obiegu dokumentu.

Dokument rejestruje się w systemie (Rys. 2.). Na tym etapie nadawany jest numer świadectwa. Plik arkusza pomiarowego jest automatycznie blokowany przed możliwością dokonania zmian.

Rys. 2. Rejestracja świadectwa wzorcowania w systemie

Po zarejestrowaniu, świadectwo przekazywane jest do uprawnionej osoby celem autoryzacji. Na rys. 3. przedstawiono widok aplikacji dotyczący autoryzacji (górna część okna) oraz zatwierdzania dokumentu (dolna część okna).

Rys. 3. Przykładowy widok okna aplikacji (autoryzacja i zatwierdzanie dokumentów)

Z poziomu narzędzia, osoba wykonująca daną operację ma możliwość obejrzenia świadectwa wzorcowania, otwarcia pliku z zapiskami. Użytkownik ma również dostęp do zamówienia klienta oraz zapisów z jego przeglądu. System umożliwia również wprowadzenie szeregu zabezpieczeń, np. zablokowano możliwość autoryzacji lub zatwierdzenia świadectwa bez obejrzenia jego podglądu oraz wykonania obu czynności przez jedną osobę. W przypadku znalezienia błędów dokument jest odrzucony z podaniem przyczyny do właściwej dla danego etapu osoby. Pracownik ma możliwość śledzenia na bieżąco statusu zarejestrowanego przez siebie dokumentu.

System pozwala również na analogiczny obieg dokumentu ekspertyzy, który wystawiany jest w przypadku stwierdzenia poważnych uszkodzeń uniemożliwiających wykonanie wzorcowania przyrządu lub w razie konieczności ustosunkowania się do uwag klienta przekazanych w zleceniu.  Ekspertyza nie wymaga autoryzacji.

Efektem końcowym jest stworzenie dokumentu w formie pliku PDF, który może zostać udostępniony bezpośrednio klientowi.

Udostępnienie dokumentu klientowi

Finalny dokument umieszczany jest w systemie ERP funkcjonującym w firmie. Za pośrednictwem tego narzędzia wykonywane są czynności związane z wystawieniem faktury i przekazaniem przyrządów klientowi po usłudze. Po zakończeniu realizacji zlecenia dokumenty udostępniane są klientowi w sposób elektroniczny.

Walidacja systemu

Laboratoria zobligowane są, aby narzędzia związane z gromadzeniem, przetwarzaniem i raportowaniem danych zostały w udokumentowany sposób zwalidowane przed wdrożeniem do użytku (ISO/IEC 17025:2018-2 pkt. 7.11.2).

Duże zintegrowane systemy informatyczne wspomagające procesy przynoszą szereg korzyści. Pierwszym etapem była udokumentowana identyfikacja ryzyk. Do najważniejszych należą: potencjalnie trudniejsze wykrycie błędów, niż w przypadku procesu czysto manualnego, możliwość powielenia błędu na dużą liczbę dokumentów (zleceń) realizowanych w ramach rutynowych prac, możliwość wycieku wrażliwych danych. Identyfikacja ryzyk, określenie ich prawdopodobieństwa i znaczenia było podstawą do opracowania i oceny procedur testowania systemu. Oprócz wymagań normy ISO/IEC 17025:2018-2, pod uwagę wzięto również dobre praktyki związane z wytwarzaniem i testowaniem oprogramowania.

Ponieważ opisywany system był tworzony i wdrażany etapami, również sama walidacja odbywała się przed wprowadzeniem do użytku poszczególnych części lub po ich zmianach. W tym celu niezbędne było utworzenie środowiska testowego, wydzielonego i niezależnego systemu będącego kopią docelowego środowiska produkcyjnego.

Narzędzie stale się rozwija. Planowane jest dodanie nowych funkcjonalności, a te już istniejące, są udoskonalane. W związku z tym walidacja i ocena ryzyka są procesem ciągłym.

Ważnym elementem tworzenia oprogramowania jest również nadzór nad wersją programów. Sam kod aplikacji wersjonowany jest z użyciem systemu kontroli wersji git.

Plany rozwoju

Opisany system elektronicznego obiegu świadectwa wzorcowania jest integralną częścią ekosystemu informatycznego firmy. Potencjał związany z jego rozbudową jest ogromny. Planowany jest m.in. rozwój panelu klienta oraz dalsza automatyzacja samych wzorcowań. Kolejne duże wyzwanie stanowi integracja systemów funkcjonujących w ramach Laboratorium Badawczo-Wzorcującego z autorskim narzędziem SonelSession, platformą używaną przy adiustacji oraz weryfikacji funkcjonalnej i metrologicznej mierników na etapie produkcji.

Podsumowanie

Wydawanie dokumentów w formie elektronicznej jest nowością na polskim rynku usług laboratoryjnych. Analizując trendy rozwoju należy się spodziewać popularyzacji takiego rozwiązania. Rynek usług staje się coraz bardziej wymagający. Klienci, oprócz samych możliwości pomiarowych i badawczych oczekują od laboratoriów szeregu wartości dodanych, m.in. wygodnej dostępności wydawanych dokumentów.

Opisany system elektronicznego obiegu świadectwa wzorcowania stał się projektem realizowanym przez wiele działów w firmie.  W artykule skupiono się wyłącznie na jego wybranych częściach. Kluczowym zagadnieniem była identyfikacja wszystkich możliwych dróg obiegu tworzonych dokumentów oraz optymalizacja tego procesu pod kątem tworzonego narzędzia. Istotnym elementem projektu jest także jego testowanie i walidacja. Dodatkową korzyścią systemu dla laboratorium jest możliwość pracy zdalnej pracowników w zakresie obiegu dokumentów, co miało szczególne znaczenie w okresie pandemii.

Marek Michalski, Sonel S.A.