Zakupy to codzienność w laboratoryjnym życiu. Najczęściej są tak powszechne i tak oczywiste, że stanowiąc gro kosztów funkcjonowania laboratorium trafiając do czynności zaliczanych do kategorii „nieświadomych kompetencji”. Oznacza to, że często ich realizacja odbywa się automatycznie poprzez powielanie niegdyś ustanowionych schematów. Odnajdź swoją procedurę PO-05 (lub jakkolwiek oznaczoną) dotyczą zakupów i przeczytaj ze zrozumieniem. Jest logiczna i łatwa w realizacji? Super! Mimo wszystko zachęcam do lektury poniższego tekstu, w którym znajdziesz informację o tym, jak sprawić, aby zakupy nie stały się źródłem przyszłych problemów.
Zdefiniuj
W aktualnym wydaniu normy ISO 17025 jest punkt 6.6. Wyroby i usługi dostarczane z zewnątrz, a w nim przedstawione przykłady tego, co laboratorium może kupować na potrzeby swojej działalności, np.: wzorce pomiarowe i wyposażenie, wyposażenie pomocnicze, materiały eksploatacyjne i materiały odniesienia (wyroby) albo usługi wzorcowania, pobierania próbek, badań, utrzymania pomieszczeń i wyposażenia, usługi badań biegłości, oceny i auditowania (usługi). Znajdziemy również wymóg, aby zakupy realizowane były w oparciu o określoną procedurę. W praktyce często funkcjonuje nieformalny podział zakupów na:
- oczywiste (np.: sączki, septy, fiolki, odczynniki chemiczne, pojemniki na próbki, długopisy, audity wewnętrzne itp.), robione doraźnie, w sposób zautomatyzowany (wiadomo kto, co, gdzie i jak),
- okazyjne, czyli wszystkie te, które wywołują wyraźne zamieszanie np.: zakup chromatografu, dygestorium, samochodu, itp.,
- podwykonawstwo badań – niby oczywiste, ale z reguły traktowane w szczególny sposób.
Na początek określ, jakie grupy mają rację bytu w Twoim laboratorium.
Planuj
W przypadku zakupów to dosyć łatwe. Przegląd zarządzania może być dobrym momentem. Do planowania wykorzystaj dostępne dane. Nadzorując laboratorium zapewne wiesz, ile próbek gruntów zostało pobranych w minionym roku. Podobnie, ile w roku 2018 czy 2017. Zapewne podobne dane masz na temat liczby wykonanych badań zawartości rtęci w wodach podziemnych oraz zużytych filtrów Whatman GF/A 😉 Nie wiesz tego? Zacznij rejestrować. To dobre źródło informacji na temat koniecznych wydatków. Z drugiej strony, w przypadku komercyjnego laboratorium wskazówką mogą być założenia dotyczące wielkości planowanej sprzedaży. Potrzebujesz co najmniej 10 mln zł rocznie, żeby Twoje lab mogło funkcjonować? Dobrze! Zapewne wiesz, jakie musisz ponieść koszty. Planowanie ma jeszcze jedną ogromną zaletę – zapobiega przykrym niespodziankom. W tych oczywistych zakupach warto kupować duże wolumeny (tam, gdzie to możliwe). Zmniejszasz przez to szansę na trudności, które mogą powstać, gdy magazynowe półki zaczną nieoczekiwanie świecić pustkami. Być może dostaniesz rabat. Na pewno zaoszczędzisz czas, jeżeli pół roku comiesięcznych zakupów sprowadzisz do jednorazowej czynności. A czas to pieniądz!
Planowanie zakupów inwestycyjnych (nazwanych wyżej „okazyjnymi”) powinno być oczywiste. Nawet jeśli decyzja zapada ad hoc (!). W takich planach weź pod uwagę różne możliwe scenariusze. Jeśli masz do wydania 0,5 mln zł i chcesz kupić sprzęt, który poszerzy horyzonty Twojego laboratorium zastanów się, czy dotychczasowe wyposażenie nie wymaga modernizacji lub wymiany, aby uniknąć niekomfortowej sytuacji, która odbierze Ci radość z nowego nabytku, gdy dotychczasowy, leciwy aparat niespodziewanie zakończy swoje życie pozbawiając Cię możliwości zarabiania pieniędzy. Weź pod uwagę koszty związane z uruchomieniem nowego sprzętu/wdrożeniem nowych metod. Wlicz w to nie tylko te oczywiste wydatki w postaci CRM-ów, odczynników czy materiałów eksploatacyjnych, ale również koszty związane z zaangażowaniem personelu, rozszerzeniem akredytacji, amortyzacją… Myśl wielowymiarowo!
Pytaj
Przed zakupem rób rozeznanie rynku i trzymaj rękę na pulsie. Jeżeli od pięciu lat kupujesz kwas solny u tego samego dostawcy to prawdopodobnie nie wiesz, co tracisz ani co zyskujesz. Po prostu tak jest Ci wygodnie. I nie namawiam do cyklicznej zmiany dostawców – namawiam do rzetelnego wykonywania swojej pracy, a to wymaga posiadania wiedzy (również na temat alternatywnych źródeł). Pytaj o cenę, o warunki dostawy, termin płatności. Żądaj list referencyjnych i z nich korzystaj. Opinie innych klientów są cennym źródłem informacji. Jeżeli Twój zakup dotyczy sprzętu staraj się o opinie użytkowników pracujących w tej samej (zbliżonej) branży i w podobnych warunkach. Pytaj o problemy (zarówno dostawców jak i użytkowników). Wyobraź sobie, jakie sytuacje związane z planowanym zakupem mogą Ci w przyszłości zepsuć piątkowe popołudnie. Brak dostawy w terminie? Wadliwa partia, która nie nadaje się do użycia? Częste awarie? Zbyt głośny wentylator? Ustal to, zanim odczujesz na własnej skórze.
Cena czyni cuda?
W przypadku zakupów doraźnych, w których możesz sterować wielkością zamówienia i ilością angażowanych środków finansowych, sprawa jest prosta i ryzyko najniższej ceny często akceptowalne. Dlaczego „ryzyko”? Ponieważ uważam, że generalnie im niższa cena (w stosunku do konkurencji) tym większe ryzyko. Z reguły jest to dobrze widoczne w zakupie kosztownej aparatury. Zanim zaplanowany na przeglądzie zarządzania spektrometr ICP trafi do Twojej pracowni, KTOŚ musi go zaprojektować, KTOŚ wyprodukować tysiące podzespołów, śrubek, rezystorów, układów scalonych itp. KTOŚ musi to zmontować, poddać kontroli jakości, zbudować sieć sprzedaży, spędzić tysiące godzin na spotkaniach i wysyłaniu maili, czy wreszcie dotrzeć do Ciebie z ofertą… A to dopiero oferta – do zakupu pewnie jeszcze daleka droga. Każdy KTOŚ obecny na tych wszystkich etapach to zapewne setki ludzi, których praca finalnie materializuje się w postaci Twojego aparatu. Jeżeli Ci ludzie to wysokiej klasy specjaliści dbający o wysoką klasę swojej pracy, to zapewne odpowiednio wysoko cenią swoją wiedzę i umiejętności, a Ty dostajesz produkt, który co prawda uwzględni to w swojej cenie ale będziesz chętnie go polecał innym. Niska cena urządzenia prawdopodobnie uwzględnia z kolei oszczędności na którymś z wymienionych etapów i może nie zagwarantować Ci w przyszłości spokojnej pracy. Oczywiście można sobie również wyobrazić sytuację sprzedaży bardzo dobrego sprzętu za niską cenę, ale ponieważ rachunek musi się zgadzać to prawdopodobnie dostaniesz go na etapie eksploatacji i serwisu.
Oceniaj
Tego wymaga norma. To się również przyda, zwłaszcza gdy grono Twoich dostawców rośnie. Generalnie buduj dobre relacje a swoich biznesowych partnerów dobieraj tak jak przyjaciół. Pamiętaj, że na każdym etapie współpracy będziesz rozmawiać nie z robotem, lecz z człowiekiem mającym jakieś wyobrażenie o świecie i zapewne również o Tobie. Pamiętaj też, że jest bardzo prawdopodobne, że osoba, która przedstawia Ci produkt przed jego zakupem, najczęściej nie jest osobą, z którą będziesz współpracować w przyszłych, codziennych czynnościach. Ponieważ jednak każda firma ma określoną kulturę organizacji (kreowaną na samej górze) oznacza to, że zatrudnia określone osobowości (czytaj też: nie ma szans na zatrudnienie określonych osobowości/określone osobowości nie chcą być identyfikowane z tą kulturą), co oznacza, że na podstawie pierwszego wrażenia możesz przewidzieć dalszą współpracę. Nie mniej jednak oceniaj i rób to formalnie, ponieważ pamięć jest ulotna i tendencyjna.
Udanych zakupów!
O tym jak rozwinąć laboratorium możesz przeczytać tu:
https://laboratoryjnie.pl/2020/09/20/rozwin-swoje-laboratorium/