Przez 13 lat pracy zawodowej miałem niesamowitą możliwość rozwijania laboratorium badawczego. Początkowo jako Kierownik jednej z pracowni, następnie Członek Zarządu a ostatecznie w roli Prezesa Zarządu. W tym czasie z sukcesywnie rosnącym zespołem ludzi zrealizowaliśmy wiele ciekawych projektów. Uzyskaliśmy akredytację PCA, rozwinęliśmy działalność na terenie całego kraju, rozszerzyliśmy znacznie zakres usług. Powstały nowe pracownie laboratoryjne i działy, które należało tworzyć od podstaw. Zostaliśmy jednym z nielicznych w kraju akredytowanym organizatorem badań biegłości oraz pionierem w wielu metodach badawczych. Opracowaliśmy i zrealizowaliśmy dziesiątki a może nawet setki strategii marketingowych. Zaczęliśmy świadczyć usługi poza granicami Polski i szybko mieliśmy klientów w każdym kraju UE. Te 13 lat to ponad 4000 dni zdobywania doświadczenia w rozwijaniu laboratoryjnego biznesu. Po tym czasie czuję się ekspertem i poniżej przedstawiam 5 zasad, które pomogą w zarządzaniu i rozwijaniu takiego biznesu. Zasady te są bardzo ogólne – po prostu w moim przypadku dotyczą biznesu związanego z komercyjnym laboratorium badawczym. Każdą z nich potraktuj jako drzwi do pomieszczenia wypełnionego rozwiązaniami. Jeżeli chcesz się dostać do tych pomieszczeń i poznać rozwiązania, możesz spędzać swój cenny czas na wymyślaniu własnych strategii przegrywających z codziennością lub skontaktować się ze mną i skorzystać z mojej wiedzy.
Oto drzwi:
- Podstawy
Określ wizję i cele organizacji. Zastanów się, jak chcesz, aby firma wyglądała za rok, dwa, pięć czy dziesięć lat. Przedstaw to wyraźnie personelowi. Powiedz, że będziecie najwięksi w kraju…, że uruchomicie laboratorium wzorcujące…, że dwukrotnie zwiększycie w przyszłym roku liczbę zbadanych próbek… lub, że ograniczycie zakres akredytacji…, zrezygnujecie z nierentownych lub marginalnych metod badawczych…, wyremontujecie 2 piętro… – przeglądy zarządzania. Te przykłady to pomieszanie wizji z celami. O tym, co jest czym bez problemu znajdziesz w wielu materiałach dostępnych w Internecie i księgarniach. Możemy to również ustalić razem.
Zastanów się również, co jest cechą charakterystyczną Twojej organizacji. Niech wszyscy to wiedzą. Chcesz, aby firma wpisywała się w określenie „eko”? Nie ograniczaj się do segregacji śmieci. Chwal się swoją niską emisyjnością, śladem węglowym, redukcją odpadów, kwiecistą łąką obok parkingu, miejscami parkingowymi dla rowerów i regularnym zaangażowaniem w akcję sprzątania pobliskiego lasu. Chcesz, aby firma była rozpoznawalna przez najwyższą jakość usług? Zadbaj o tą jakość! Zawsze proś o referencje i się nimi afiszuj. Pokazuj wyniki udziału w programach PT/ILC. Publikuj i działaj w zespołach eksperckich…
- Znajdź wskaźniki
W każdej działalności istnieją pewne dane, za pomocą których można w szybki sposób ocenić bieżącą sytuację w firmie. Jeśli nie masz tych wskaźników, to znajdź je jak najszybciej i wyrób sobie nawyk ich stałego monitorowania. Co to może być? Cotygodniowe prognozy sprzedaży, liczba przyjętych tygodniowo próbek, statystyczny czas realizacji zlecenia czy saldo na rachunku bankowym. Oczywiście możesz (pewnie nawet musisz) mieć tych wskaźników kilka – byleby nie za wiele, ponieważ wtedy najczęściej nie będzie czasu na ich analizowanie. Ważne, aby taki wskaźnik był łatwy do interpretacji i szybko wskazywał na istniejący lub potencjalny problem w danym obszarze. Dobrym przykładem są regularnie aktualizowane prognozy sprzedaży – na tej podstawie, znając miesięczne koszty funkcjonowania firmy, możemy łatwo planować bieżące wydatki, inwestycje lub przewidzieć, czy firmę czekają problemy finansowe. Wskaźniki oparte na prognozach są jak magiczne kule pokazujące Ci najbliższą przyszłość, z tą różnicą, że dzięki nim możesz tą przyszłość kreować.
- Dbaj o kury
W każdej firmie, obszarze jest kura (lub kury) znosząca złote jajka. Spójrz na to stwierdzenie szerzej: uznaj, że kurą jest nie tylko kontrakt, który zapewnia firmie finansowe bezpieczeństwo. To może być również klient, który zapewnia firmie dobrą opinię i chętnie poleca. To może być sprzęt, dzięki któremu udaje się obniżyć koszty realizacji badań, pracownik samodzielnie rozwiązujący problemy, marketingowiec dbający o PR firmy, czy przełożony gwarantujący dobrą atmosferę pracy i wsparcie merytoryczne. O te kury musisz dbać. Znajdź je wszystkie i wyobraź sobie, jakie byłyby skutki, gdyby firma je straciła. Zrób wszystko, aby do tego nie doszło. Pamiętaj o tym, że znalezienie nowego klienta jest o wiele droższe niż utrzymanie znanego. Wiedząc to, dbaj o swoich klientów – bez nich Twój biznes przestanie istnieć. Może się okazać, że nie pomoże nawet najniższa cena. Pamiętaj o tym, że znalezienie nowego pracownika jest dużo droższe niż utrzymanie dotychczasowego. Niższe wynagrodzenie na starcie to tylko pozorna oszczędność… ale to pewnie już wiesz.
- Zasoby
W usługach laboratoryjnych najważniejszym zasobem są ludzie. Trywialne, ale prawdziwe. Generalnie, w standardowych sytuacjach nie ma problemu z dostępnością do sprzętu (poza ograniczeniami finansowymi), często w rozsądnym czasie. Dostępność do wiedzy z zakresu sprawnej obsługi tego sprzętu jest już ograniczona i często rodzi się w firmie dopiero w trakcie procesu instalacji tego sprzętu, a stąd do eksperckiego poziomu jest bardzo długa droga (10000 jednostek?). Otaczaj się ludźmi mądrzejszymi od Ciebie (fakt, niektórzy mają tu łatwiej). Uznaj, że ich wypłata jest również za to, że wiedzą co należy robić. Jaka praca taka płaca? Przez chwilę spójrz na otoczenie z perspektywy laboranta, próbkobiorcy, dokumentatora czy portiera – czy uważasz, że ktokolwiek z nich uważa, że wysila się w pracy na 30 lub 80%? Nie! Każdy uważa, że obciążenie jest ponad jego siły. To nie wynika ze złej woli – to prawdopodobnie efekt niesprecyzowanych kiedyś oczekiwań, stopniowego wzrostu liczby zadań, czy złej organizacji pracy. Pokaż ludziom, że ich praca się liczy i jest ważna dla firmy. Pozwól się wykazać. Pozwól eksperymentować. Inspiruj. Bądź mentorem. Wyznaczaj kierunek. I najważniejsze: pamiętaj, że Ty również należysz do zasobów! Nie masz wiedzy technicznej? Zdobądź ją np. na naszych szkoleniach. Dobrze wiedzieć, czym się zarządza.
- Procesy
Procesy są nieuniknione. Zwłaszcza w realiach ISO 17025. Są sformalizowane i mniej formalne. Zapewne jest ich ogromna ilość. Sprawdź jak wiele z nich jest pozbawiona sensu, ile z nich zawiera etap „marnowania czasu”, które są „wąskim gardłem” w realizacji usługi i optymalizuj. Nie zrobisz tego we własnym zakresie (z braku czasu) i raczej nie pomoże Ci w tym personel (z braku obiektywizmu). Zdaj się na specjalistów takich jak ja. Dobrze opracowany proces to oszczędność czasu, większa wydajność, mniej błędów. Nie udawajmy, że Księga jakości i laboratoryjne procedury, które powstały w 2008 roku, w roku 2018 wciąż są aktualne (!). Czy nie jest tak, że pierwszy gruntowny przegląd dokumentacji systemowej miał miejsce dopiero w zeszłym roku, przy okazji obowiązkowego wdrożenia nowych wymogów normy ISO 17025? Postaw na informatykę. Rejestry w excelu, elektroniczne podpisy, sprawozdania i obiegi dokumentów. To jest proste, wydajne i użyteczne. Nie musisz od razu (a być może w ogóle) wdrażać kosztownego oprogramowania klasy LIMS. W większości przypadków wystarczą narzędzia, które masz do dyspozycji.
Pod każdym z tych punktów kryje się wiele narzędzi gotowych do zastosowania od zaraz (a dokładniej od momentu, w którym porozmawiamy na ten temat). Narzędzi, które mogą zwiększyć Twoją sprzedaż, zmniejszyć koszty działalności, zoptymalizować procesy czy poprawić wydajność i wiele innych. Stosuj je.
Zapraszam do współpracy!
Krzysztof Wołowiec
Konsultacje, audyty wewnętrzne i szkolenia zamknięte: https://laboratoryjnie.pl/szkolenia-zamkniete/
Konferencja „Skuteczne zarządzanie laboratorium”: https://konferencja.laboratoryjnie.pl/