Plan szkoleń w laboratorium bardzo często powstaje w prosty sposób. Pojawia się ciekawy temat, wolny termin i osoba, którą można na takie szkolenie wysłać. Pracownik bierze udział, certyfikat trafia do dokumentacji i sprawa wydaje się zamknięta.
Tylko czy taki plan szkoleń naprawdę odpowiada na potrzeby laboratorium?
Nie zawsze.
Bo dobry plan szkoleń w laboratorium nie powinien być listą przypadkowo wybranych tematów. Powinien być narzędziem świadomego rozwijania kompetencji personelu, wspierania jakości wyników badań i przygotowania zespołu do zadań, które laboratorium realizuje dzisiaj oraz tych, które pojawią się w najbliższych miesiącach.
W praktyce oznacza to jedno: zanim wybierzemy szkolenie, powinniśmy najpierw zrozumieć, jakich kompetencji naprawdę potrzebuje nasze laboratorium.
Plan szkoleń w laboratorium to nie lista tematów
W wielu laboratoriach plan szkoleń jest traktowany jak dokument formalny. Trzeba go przygotować, uzupełnić, zatwierdzić i pokazać podczas audytu.
To zrozumiałe. Dokumentacja jest ważna.
Problem zaczyna się wtedy, gdy plan szkoleń przestaje być narzędziem zarządzania, a staje się tylko tabelą z tematami, terminami i nazwiskami pracowników.
Wtedy łatwo o pozornie poprawne, ale mało skuteczne podejście:
„Kto dawno nie był na szkoleniu?”
„Jaki temat jest teraz dostępny?”
„Co możemy wpisać do planu?”
„Na co mamy jeszcze budżet?”
To nie są złe pytania, ale nie powinny być pierwsze.
Pierwsze pytanie powinno brzmieć inaczej:
Jakich kompetencji potrzebuje nasze laboratorium, aby prawidłowo wykonywać badania, zapewniać ważność wyników i sprawnie funkcjonować?
Dopiero odpowiedź na to pytanie pozwala przygotować sensowny plan szkoleń dla laboratorium.
Szkolenie nie jest celem samym w sobie
Szkolenie samo w sobie nie jest celem. Celem może być przygotowanie pracownika do nowego zadania, rozszerzenie jego upoważnienia, poprawa sposobu wykonywania badań, ograniczenie liczby błędów, przygotowanie zastępstwa albo uporządkowanie konkretnego procesu.
Celem może być również rozwój osób zarządzających laboratorium, koordynatorów technicznych, auditorów wewnętrznych albo pracowników odpowiedzialnych za jakość.
Dlatego przed wpisaniem szkolenia do planu warto zapytać:
Co ma się zmienić po tym szkoleniu?
Czy pracownik ma lepiej rozumieć wymagania ISO/IEC 17025?
Czy ma samodzielnie wykonywać określoną metodę?
Czy ma prawidłowo autoryzować wyniki?
Czy ma prowadzić monitorowanie kompetencji?
Czy ma przygotować się do udziału w audycie wewnętrznym?
Czy ma lepiej zarządzać pracą zespołu?
Jeżeli nie potrafimy odpowiedzieć na te pytania, szkolenie może okazać się tylko formalnością.
A przecież nie o formalność chodzi.
Kompetencje personelu w laboratorium mają wpływ na wyniki
W laboratorium dużo uwagi poświęca się wyposażeniu, wzorcowaniom, metodom badawczym, materiałom odniesienia, badaniom biegłości i kontroli jakości. I słusznie, bo to wszystko ma znaczenie dla ważności wyników.
Ale nawet najlepsza metoda nie wystarczy, jeżeli pracownik nie rozumie, co robi i dlaczego to robi.
Wynik badania nie powstaje wyłącznie dzięki aparaturze. Powstaje w procesie, w którym człowiek podejmuje wiele decyzji.
Czy próbka została właściwie przygotowana?
Czy warunki środowiskowe były odpowiednie?
Czy wyposażenie mogło zostać użyte?
Czy wynik kontroli jakości pozwala kontynuować badanie?
Czy obliczenia są poprawne?
Czy raport można zatwierdzić?
Czy można wydać stwierdzenie zgodności?
Za każdą z tych czynności stoi kompetencja.
Dlatego plan szkoleń w laboratorium powinien być powiązany z realnymi zadaniami wykonywanymi przez personel. Nie powinien być oderwany od procesu badawczego, zakresu odpowiedzialności i ryzyk związanych z działalnością laboratorium.
Od czego zacząć planowanie szkoleń w laboratorium?
Najlepiej od analizy pracy laboratorium.
Nie od przeglądania ofert szkoleniowych.
Nie od wyboru najciekawszego tematu.
Nie od pytania, kto jeszcze nie ma certyfikatu.
Od pracy.
Warto sprawdzić, jakie zadania wykonują poszczególne osoby i które z tych zadań mają wpływ na wyniki badań oraz funkcjonowanie systemu zarządzania.
Pomocne mogą być proste pytania:
Kto przygotowuje próbki?
Kto wykonuje badania?
Kto obsługuje wyposażenie?
Kto sprawdza obliczenia?
Kto przygotowuje raporty?
Kto autoryzuje wyniki?
Kto może wydawać stwierdzenia zgodności?
Kto odpowiada za badania biegłości?
Kto prowadzi monitorowanie kompetencji?
Kto przygotowuje przegląd zarządzania?
Kto może zastąpić kluczowe osoby podczas ich nieobecności?
Taka analiza szybko pokazuje, które obszary są dobrze zabezpieczone, a które opierają się na jednej osobie.
A to bardzo ważna informacja.
Plan szkoleń powinien uwzględniać zastępstwa
Jednym z częstych problemów w laboratoriach jest brak zastępstw.
Na co dzień wszystko działa. Pracownik zna metodę, obsługuje aparat, przygotowuje raporty, pilnuje badań biegłości albo zarządza dokumentacją. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy ta osoba idzie na urlop, choruje albo odchodzi z pracy.
Wtedy okazuje się, że laboratorium ma procedurę, ale nie ma osoby, która potrafi ją sprawnie zastosować. Ma wyposażenie, ale brakuje pracownika, który może je samodzielnie obsłużyć. Ma wymaganie, ale nie ma realnej gotowości do jego spełnienia.
Dlatego plan szkoleń i rozwoju personelu powinien obejmować nie tylko aktualne obowiązki pracowników, ale też przygotowanie zastępstw.
To nie jest nadmiarowa ostrożność. To element bezpieczeństwa organizacyjnego laboratorium.
Nie każda potrzeba oznacza szkolenie zewnętrzne
Warto pamiętać, że szkolenie zewnętrzne jest tylko jednym z narzędzi rozwoju kompetencji.
Czasem najlepszym rozwiązaniem będzie instruktaż stanowiskowy. Innym razem praca pod nadzorem bardziej doświadczonej osoby. W niektórych sytuacjach lepszy efekt da analiza konkretnego przypadku, wykonanie próbki kontrolnej, obserwacja pracy, udział w audycie wewnętrznym albo konsultacja dotycząca konkretnego problemu.
Inaczej rozwija się kompetencje związane z obsługą aparatu.
Inaczej kompetencje związane z wykonywaniem metody badawczej.
Inaczej kompetencje osób autoryzujących wyniki.
Inaczej kompetencje kierownika laboratorium.
Dlatego forma rozwoju powinna wynikać z celu.
Jeżeli pracownik ma nauczyć się obsługi konkretnego wyposażenia, samo szkolenie teoretyczne może być niewystarczające. Jeżeli ma autoryzować wyniki, potrzebuje nie tylko znajomości procedury, ale też zrozumienia odpowiedzialności. Jeżeli ma zarządzać zespołem, powinien rozwijać również kompetencje organizacyjne i decyzyjne.
Dobry plan szkoleń w laboratorium powinien uwzględniać różne formy rozwoju, a nie tylko udział w szkoleniach otwartych.
Monitorowanie kompetencji personelu to źródło informacji
Monitorowanie kompetencji nie powinno być wyłącznie formalnością.
Nie chodzi o to, żeby raz na jakiś czas odhaczyć, że pracownik „nadal posiada kompetencje”. Chodzi o to, żeby zauważyć, czy w sposobie pracy nie pojawiają się problemy.
Źródłem takich informacji mogą być:
- obserwacje pracy,
- wyniki próbek kontrolnych,
- błędy w raportach,
- reklamacje,
- prace niezgodne z wymaganiami,
- wyniki badań biegłości,
- zapisy z kontroli jakości,
- ustalenia z audytów wewnętrznych i zewnętrznych.
Jeżeli monitorowanie kompetencji pokazuje problem, szkolenie może być jednym z działań. Ale nie zawsze wystarczy samo szkolenie.
Czasem trzeba poprawić instrukcję. Czasem zmienić sposób nadzoru. Czasem przećwiczyć konkretną czynność. Czasem sprawdzić, czy pracownik rzeczywiście potrafi zastosować wiedzę w praktyce.
Właśnie dlatego plan szkoleń powinien być powiązany z wynikami monitorowania kompetencji.
Certyfikat nie potwierdza automatycznie kompetencji
To temat, o którym warto mówić wprost.
Certyfikat potwierdza udział w szkoleniu. Nie potwierdza automatycznie, że pracownik potrafi prawidłowo wykonać zadanie w laboratorium.
Można uczestniczyć w bardzo dobrym szkoleniu i nadal potrzebować praktyki. Można zrozumieć wymaganie podczas wykładu, ale mieć trudność z jego zastosowaniem w konkretnym procesie. Można znać definicję, ale nie rozpoznawać problemu w codziennej pracy.
Dlatego po szkoleniu laboratorium powinno zastanowić się, jak sprawdzi skuteczność tego działania.
Może to być test wiedzy, obserwacja pracy, wykonanie próbki kontrolnej, analiza przygotowanego raportu, wykonanie zadania pod nadzorem albo porównanie sposobu pracy przed szkoleniem i po nim.
Dopiero wtedy można powiedzieć, że szkolenie rzeczywiście przełożyło się na kompetencje.
W przeciwnym razie zostaje tylko dokument.
Ważny, ale niewystarczający.
Kompetencje i upoważnienie to nie to samo
W laboratoriach pojęcia kompetencji i upoważnienia bywają ze sobą mieszane.
Kompetencje oznaczają, że pracownik potrafi prawidłowo wykonać określone zadanie.
Upoważnienie oznacza, że laboratorium formalnie pozwoliło mu wykonywać daną czynność w określonym zakresie.
Można więc mieć kompetencje, ale nie mieć jeszcze upoważnienia. Można też mieć dokument nazwany upoważnieniem, ale bez dobrze udokumentowanych podstaw do jego wydania.
Dlatego przed wydaniem upoważnienia warto jasno ustalić:
- jakie kryteria musi spełnić pracownik,
- jakie dowody kompetencji zostaną ocenione,
- kto podejmuje decyzję,
- czego dokładnie dotyczy upoważnienie,
- jak później będą monitorowane kompetencje tej osoby.
To szczególnie ważne w przypadku osób przygotowujących raporty, sprawdzających wyniki, autoryzujących sprawozdania z badań i wydających stwierdzenia zgodności.
W tych obszarach nie wystarczy założenie, że „ktoś już to robi od lat”.
Trzeba mieć pewność, że robi to prawidłowo.
Plan szkoleń ISO 17025 powinien patrzeć do przodu
Plan szkoleń w laboratorium nie powinien dotyczyć wyłącznie tego, co dzieje się dzisiaj.
Warto spojrzeć kilka miesięcy do przodu.
Czy laboratorium planuje wdrożenie nowej metody?
Czy kupuje nowe wyposażenie?
Czy rozszerza zakres akredytacji?
Czy wdraża nowy system informatyczny?
Czy zmieniają się wymagania klienta?
Czy pojawią się nowe osoby w zespole?
Czy ktoś przejmie nowe obowiązki?
Czy zbliża się audyt, ocena albo przegląd zarządzania?
Każda taka zmiana może oznaczać nowe potrzeby kompetencyjne.
Jeżeli laboratorium reaguje dopiero wtedy, gdy problem już wystąpi, zwykle działa pod presją czasu. Znacznie lepiej przygotować zespół wcześniej.
Dlatego plan szkoleń ISO 17025 powinien być powiązany z planami rozwoju laboratorium, wynikami audytów, przeglądem zarządzania, oceną ryzyk i analizą potrzeb personelu.
Szkolenia dla laboratoriów to także rozwój osób zarządzających
W laboratoriach dużo mówi się o kompetencjach technicznych. I słusznie, bo mają bezpośredni wpływ na wynik badania.
Ale skuteczne laboratorium potrzebuje również kompetencji organizacyjnych i zarządczych.
Ktoś musi planować pracę.
Ktoś musi analizować obciążenie zespołu.
Ktoś musi reagować na niezgodności.
Ktoś musi podejmować decyzje.
Ktoś musi rozmawiać z klientami.
Ktoś musi przygotować przegląd zarządzania.
Ktoś musi ocenić ryzyka i szanse.
Dlatego plan rozwoju personelu nie powinien ograniczać się tylko do metod badawczych i wymagań technicznych.
Kompetencje kierowników, koordynatorów, auditorów wewnętrznych i osób odpowiedzialnych za jakość są równie ważne jak kompetencje analityków.
Laboratorium to nie tylko aparatura i procedury.
Laboratorium to zespół ludzi, którzy muszą umieć podejmować decyzje, współpracować i utrzymywać jakość pracy również wtedy, gdy pojawiają się problemy.
Jak przygotować dobry plan szkoleń w laboratorium?
Dobry plan szkoleń można przygotować w kilku krokach.
Najpierw należy wskazać zadania, które mają wpływ na wyniki badań i funkcjonowanie laboratorium. Następnie trzeba określić, jakie kompetencje są potrzebne do ich wykonywania. Potem warto ocenić, kto już te kompetencje posiada, gdzie brakuje zastępstw i które obszary wymagają wzmocnienia.
Dopiero wtedy wybieramy odpowiednie działania: szkolenie otwarte, szkolenie zamknięte, instruktaż, pracę pod nadzorem, konsultację, obserwację, audyt albo inne narzędzie rozwojowe.
Na końcu trzeba ustalić, jak sprawdzimy skuteczność tych działań.
Bez tego plan szkoleń pozostanie tylko listą tematów.
A przecież nie o listę chodzi.
Chodzi o kompetencje, które realnie wspierają laboratorium w dostarczaniu ważnych i wiarygodnych wyników.
Szkolenia dla laboratoriów w Laboratoryjnie.pl
Druga połowa roku w wielu laboratoriach jest intensywna. Pojawiają się audyty, oceny, przeglądy zarządzania, planowanie kolejnego roku, porządkowanie dokumentacji i zadania odkładane wcześniej „na później”.
To dobry moment, żeby świadomie zaplanować rozwój personelu.
W kalendarzu Laboratoryjnie.pl znajdziesz szkolenia dla laboratoriów dotyczące między innymi ISO/IEC 17025, raportowania wyników, autoryzacji, monitorowania kompetencji, systemów skomputeryzowanych, ryzyk i szans, badań biegłości, potwierdzania ważności wyników, pracy niezgodnej, zarządzania laboratorium oraz przeglądu zarządzania.
Jeżeli chcesz uporządkować rozwój zespołu, przygotować laboratorium do audytu albo wzmocnić kompetencje osób odpowiedzialnych za kluczowe obszary systemu, sprawdź aktualny kalendarz szkoleń.
Szkolenia zamknięte dla laboratoriów
Nie każde laboratorium potrzebuje tego samego programu.
Inne potrzeby ma laboratorium przygotowujące się do akredytacji. Inne laboratorium, które od lat pracuje w systemie ISO/IEC 17025, ale chce uporządkować monitorowanie kompetencji. Inne zespół, który wdraża nowe osoby. Inne kierownicy, którzy muszą lepiej zarządzać pracą, ryzykiem, niezgodnościami i odpowiedzialnością.
Dlatego wybrane tematy możemy zrealizować również jako szkolenia zamknięte dla laboratoriów.
Program dopasowujemy do specyfiki laboratorium, poziomu doświadczenia uczestników i realnych problemów organizacji. Dzięki temu szkolenie nie jest oderwanym wykładem, ale praktycznym wsparciem w codziennej pracy.
Audyt wewnętrzny jako wsparcie rozwoju kompetencji
Plan szkoleń to tylko jeden z elementów zarządzania kompetencjami.
Jeżeli chcesz sprawdzić, czy przyjęte rozwiązania rzeczywiście działają, pomocny może być audyt wewnętrzny. Dobrze przeprowadzony audyt pozwala ocenić nie tylko dokumentację, ale również sposób realizacji procesów, kompetencje personelu, skuteczność nadzoru i praktyczne stosowanie wymagań ISO/IEC 17025.
Audyt nie musi być wyłącznie przygotowaniem do oceny zewnętrznej.
Może być narzędziem rozwoju laboratorium.
FAQ – plan szkoleń w laboratorium
Czy plan szkoleń w laboratorium jest wymagany przez ISO/IEC 17025?
ISO/IEC 17025 wymaga, aby laboratorium zapewniało kompetencje personelu wykonującego działania mające wpływ na wyniki. Plan szkoleń może być jednym z narzędzi służących do zarządzania kompetencjami, ale powinien wynikać z realnych potrzeb laboratorium.
Od czego zacząć przygotowanie planu szkoleń?
Najlepiej zacząć od analizy zadań wykonywanych w laboratorium. Trzeba ustalić, jakie czynności mają wpływ na wyniki badań, jakie kompetencje są do nich potrzebne i które osoby już je posiadają.
Czy certyfikat ze szkolenia potwierdza kompetencje pracownika?
Certyfikat potwierdza udział w szkoleniu, ale nie potwierdza automatycznie kompetencji. Laboratorium powinno ocenić, czy pracownik potrafi zastosować zdobytą wiedzę w praktyce.
Czym różnią się kompetencje od upoważnienia?
Kompetencje oznaczają, że pracownik potrafi wykonać określone zadanie. Upoważnienie oznacza, że laboratorium formalnie pozwoliło mu wykonywać daną czynność w ustalonym zakresie.
Czy szkolenia zamknięte dla laboratoriów są lepsze od szkoleń otwartych?
To zależy od celu. Szkolenia otwarte dobrze sprawdzają się przy ogólnych tematach i wymianie doświadczeń. Szkolenia zamknięte są dobrym rozwiązaniem, gdy laboratorium chce omówić własne problemy, procedury, zakres działalności i konkretne przypadki z codziennej pracy.