Zdarza się tak, że codzienność daje nam doskonałe narzędzia do zarządzania laboratorium (lub bardziej ogólnie: jednostką), ale z jakichś powodów z nich nie korzystamy. Jednym z takich narzędzi są audyty wewnętrzne. Norma ISO 17025 stanowiąca podstawę systemu akredytacji narzuca konieczność realizacji audytów wewnętrznych jako jednego z elementów identyfikowania możliwości doskonalenia. Ponieważ takie audyty muszą być zaplanowane i ujęte w odpowiedni program, muszą mieć określone kryteria i zakres, muszą być przeprowadzone przez odpowiednie osoby, czy nawet zespoły osób pieczołowicie wdrażamy w systemie zarządzania stosowną procedurę pt. „Audyty wewnętrzne”, budujemy przemyślane harmonogramy, dobieramy teoretyczny zespół ludzi często przeznaczając niemałe środki finansowe na szkolenie i w ogóle wydatkujemy na ten obszar bardzo dużo energii i czasu tylko po to by w sposób ułomny spełnić wymóg normy. Można inaczej. Wyjdź z założenia, że oto masz w rękach wspaniałe narzędzie oraz świadomość, że Twoja konkurencja również je ma. Jeśli ta konkurencja z niego nie korzysta to masz przewagę. Jeśli korzysta to nie pozwól, aby Tobie audyt wewnętrzny korzyści nie przyniósł. Tym bardziej, że jest obowiązkowy i kosztowny. Poniżej trzy proste kroki.
Po pierwsze: audytor
W tym punkcie tylko jedna rada jest w 100% prawidłowa: korzystaj z audytorów całkowicie niezależnych – zewnętrznych (nie myl z audytem zewnętrznym). Powodów jest wiele, np.:
- niezależność, w tym brak ryzyka stronniczości w przypadku oceny pracy bliskich współpracowników lub własnej (!),
- rzetelność (zatrudniasz profesjonalistę),
- mniejsze ryzyko prokrastynacji (jak często audyt wewnętrzny jest przekładany z powodu „pilniejszych” spraw?),
- odmienny punkt widzenia,
- łatwo policzalny koszt (śmiem twierdzić, że niższy, jeżeli weźmiesz pod uwagę koszty związane z utrzymaniem własnych audytorów oraz czas potrzebny na czynności związane z konkretnym audytem i koszty ewentualnych niewskazanych słabych stron czy niezgodności).
Korzystaj z audytorów niezależnych. Uznaj to jako koszt działalności laboratorium. Jeśli nie jest to w pełni możliwe to przynajmniej pilnuj realizacji programu audytów i podkreślaj jak duże mają znaczenie. To się opłaci!
Po drugie: zakres audytu
Z pewnością jako Właściciel/Prezes/Kierownik działu znasz obszary działalności w swojej firmie (laboratorium), które nie należą do idealnych. A wśród nich te, które są piętą Achillesa. To coś takiego, co być może nigdy nie zostało formalnie ujęte w niezgodność. Być może nie było nawet spostrzeżeniem, ale i tak masz świadomość, że trzeba nad tym popracować, bo kiedyś może stać się przyczyną poważnych problemów. Przegląd umowy? Ginące próbki do badań? Terminowość wykonania badań? Komunikacja na linii lab-obsługa klienta? Wśród ogromu procesów w laboratorium takich obszarów zapewne jest wiele. Do tego masz audyt i dobrze wiesz, gdzie ten kij wetknąć! Zrób to zanim zrobi to Twój Klient albo jednostka oceniająca. Zrób to zanim te tłumione problemy zamienią się w wyraźne problemy finansowe. Do tego potrzebujesz audytora niezależnego i potrzebujesz naprowadzić go na trop.
Po trzecie: raport z audytu
Gdy go otwierasz miej na uwadze fakt, że być może patrzysz na jeden z ważniejszych dokumentów, który ostatnio wpadł w Twoje ręce. Nawet jeśli nie znajdziesz w nim prostego przepisu na sukces, na pewno dostaniesz wskazówki, co należy zmienić, aby zapobiegać kłopotom (być może audytora). Nie pozwól, by to umknęło i nie odkładaj dyskusji na lepszy moment. Niech audytowani też wiedzą. Niezgodności na etapie audytu wewnętrznego to spokojniejsza ocena zewnętrzna (oraz dowód na rzetelne podejście do zarządzania laboratorium). Jeżeli pojawią się niezgodności i/lub spostrzeżenia, zadbaj o ich dokładną analizę. Analizę wielowymiarową (nie tylko, dlaczego coś nie zadziałało, ale również, dlaczego mogło dojść do sytuacji, że coś nie zadziałało). Jakie były tego przyczyny? Przyczyna to „niewłaściwe stosowanie procedury nadzoru nad dokumentami”? A może problem tkwi w tym, że ta procedura nie nadaje się do stosowania? A może osoba, która taką procedurę nadzoruje nie poświęca jej wystarczająco dużo czasu. Być może problem jest jeszcze szerszy… To mam na myśli pod pojęciem analizy wielowymiarowej. Żeby to było możliwe potrzebny jest dobry audytor a do tego potrzebne jest dobre podejście do zagadnienia audytów wewnętrznych.
Krzysztof Wołowiec
Sprawdź również: