Audyt wewnętrzny jest prowadzony przez osobę pracującą w danej firmie. Taka forma sprawdzenia ma oczywiście swoje wady oraz zalety. Najczęściej przeprowadza się go krótko przed audytem zewnętrznym i jest to ostatni sprawdzian, który wykrywa niedociągnięcia, które należy poprawić. Audyt wewnętrzny jest ważnym elementem, jeśli chodzi o funkcjonowanie danego laboratorium, ponieważ dzięki niemu można w odpowiednim momencie wykryć zaniedbania pracowników, ale także niedopatrzenia z innych stron. O kwestiach związanych z audytem rozmawiamy z Radosławem Kellerem, właścicielem firmy Lab ISO Consulting.
Anna Barańska: Panie Radosławie, jakie cechy powinien posiadać audytor wewnętrzny?
Radosław Keller: Według mnie dwie najważniejsze cechy, jakie powinien posiadać audytor wewnętrzny to otwartość oraz umiejętność kierowania. Otwartość pomaga w akceptowaniu proponowanych przez audytowanego rozwiązań dotyczących spełnienia wymagań normy odniesienia, które często różnią się znacząco od rozwiązań stosowanych powszechnie albo tych „najbardziej znanych i lubianych” przez audytora. Kiepski audytor to ten, który wymusza stosowanie rozwiązań jedynie według własnego pomysłu. Umiejętność kierowania pozwala zaś audytorowi sprawować kontrolę nad przebiegiem audytu umożliwiając mu jego realizację według założonego wcześniej planu. Prowadząc warsztaty dla audytorów wewnętrznych bardzo często spotykam się z osobami, które bardzo dobrze „czują” wymagania normy i formułują ciekawe pytania audytowe, jednakże właśnie przez brak umiejętności kierowania po kilku minutach zostają wyprowadzeni „w pole” i role uczestnik/audytor- prowadzący/audytowany się odwracają, co powoduje, że audyt wewnętrzny przestaje spełniać swoją rolę.
Co jest celem audytu wewnętrznego w laboratorium?
Celem audytu wewnętrznego powinno być określenie stopnia spełnienia wymagań normy odniesienia oraz określenie w jakim stopniu laboratorium realizuje wytyczne i założenia przyjęte we własnym systemie zarządzania. Tyle w teorii, w praktyce natomiast bardzo często zdarza się, że audyt wewnętrzny (np. w laboratorium) jest swego rodzaju ostatnim sprawdzianem przed audytem jednostki oceniającej zgodność (przyznającej akredytację lub certyfikat).
Jak należy przekazywać niezgodności na audycie?
Niezgodności, które znajdą się w raporcie z audytu należy komunikować wprost, w momencie ich stwierdzenia i koniecznie przy tym wskazując, jakie konkretnie wymaganie normy odniesienia nie zostało w danej chwili spełnione.
Jakie są najczęściej popełniane błędy podczas przedstawiania wyników audytu?
Najczęstszym błędem przy przedstawianiu wyników audytów jest według mnie tzw. „łagodzenie niezgodności”, czyli pisanie spostrzeżeń do sytuacji, które stanowią jawne zaprzeczenie (niespełnienie) wymagań normy. Doświadczony audytor czytając taki raport od razu zauważy, że audytor chyba za bardzo polubił się z audytowanym i nie chciał pisać niezgodności, więc postanowił wpisać „tylko” spostrzeżenie.
Jakie muszą zostać spełnione warunki, by wystąpiła niezgodność na audycie?
Definicja niezgodności jest bardzo prosta, jest to niespełnienie wymagania. Mamy w normie odniesienia wymaganie np. dotyczące określenia kryteriów kompetencyjnych na dane funkcje/stanowiska, jeżeli (np. laboratorium) takich kryteriów nie określiło lub określiło niewystarczająco (np. nie dla wszystkich funkcji/ stanowisk), wówczas mamy do czynienia z niezgodnością.
Jak prowadzić rozmowy z audytowanymi osobami?
Audytowanego należy przede wszystkim wysłuchać, pozwolić mu na dokończenie wypowiedzi, czasami trzeba zadać mu dodatkowe pytania. Dopiero wtedy można przystąpić do wyciągania wniosków. Niestety bardzo wielu audytorów nie potrafi słuchać. Zamiast słuchania od razu przystępują do prowadzenia wykładu na temat najlepszego możliwego rozwiązania danej sytuacji, a przecież nie o to w audycie chodzi. Audyt to nie wykład, audyt to umiejętność słuchania odpowiedzi na zadane wcześniej pytania.
Dziękuję za rozmowę.
Anna Barańska